Feedbackul este un subiect sensibil atat pentru persoana care il ofera cat si pentru cea care il primeste. Dar pe cat este de dificil pe atat este de eficient atunci cand vine vorba de incurajarea unei culturi organizationale bazate pe respect si incredere.

Desi stim cu totii cat de important este feedback-ul, foarte putini dintre noi il ofera sau il cer in mod regulat si sistematic.

Cateva reguli de baza

• In primul rand comunica intentia ta de a avea o sesiune de feedback . Pentru a pune bazele unui parteneriat bazat pe colaborare si respect la locul de munca, aceasta ar trebui sa fie bidirectionala.
• Scopul acestor intalniri ar trebui sa fie un feedback onest, oferit cu respect si un feedforward care sa elimine / reduca tensiunile, sa contribuie la cresterea calitatii relatiilor cu colegii, sa duca la o echipa mai puternica si mai eficienta si bineinteles la rezultate mai bune.

1. Inainte de intalnire ar trebui sa:
   • Te pregatesti – gandeste-te sau scrie lucrurile pe care vrei sa le spui.
   • Ce iti place /admiri la cealalta persoana? Comportamente / puncte forte pe care acea persoana ar trebui sa continue sa le faca. Exemple ale impactului pozitiv pe care aceasta persoana il are asupra celor din jur.
2. Comportamente pe care sa le opreasca sau sa le elimine
   • Comportamente sau actiuni pe care persoana respectiva ar trebui sa nu le mai faca. Exemple ale impactului acestora asupra celor din jur.
   • Care sunt valorile pe care crezi ca acea persoana nu le traieste? (responsabilitate, raspundere)
   • Ce comportamente ale acelei persoane te fac sa te simti inconfortabil? Aspecte care o data schimbate, ar putea sa duca la o crestere a calitatii relatiei tale cu ea.
3. Comportamente noi pe care cealalta persoana ar trebui sa le adopte. Intreaba-te:
   • Care este rezultatul pe care il vreau? Vizualizeaza-l si gandeste-te la actiunile pe care vrei sa le faci dupa ce acel rezultat este atins.
   • Ce vreau ca acea persoana sa faca cu adevarat dupa incheierea acestei sesiuni de feedback?
   • Ce vreau sa simta cealalta persoana fata de mine si discutia pe care am avut-o, dupa ce am terminat sesiunea?

• Feedback-ul reprezinta trecutul si astfel persoana careia i-l oferi nu poate sa faca ceva in legatura cu asta
• Sugestiile / feedforward reprezinta viitorul si astfel persoana respectiva poate sa actioneze pe baza lor si sa se schimbe
• Discutiile ar trebui sa se concentreze mai degraba pe sugestii / viitor si mai putin pe feedback / trecut
• Pune intrebari deschise pentru a clarifica lucrurile atunci cand este nevoie
• Fii intotdeauna autentic atunci cand lauzi pe cineva. Chiar daca cuvintele tale de lauda sunt autentice, trebuie sa inveti sa oferi acest feedback pozitiv cat mai corect deoarece si aici pot exista efecte secundare negative (vezi mentalitatea orientata pe dezvoltare versus una statica pentru a afla mai multe)

Surse de inspiratie:

1. https://www.youtube.com/watch?v=EyIF5VUOJc0
2. https://www.youtube.com/watch?v=hiiEeMN7vbQ
3. https://hbr.org/2016/01/what-having-a-growth-mindset-actually-means

• Trateaza-ti partenerul de discutie ca pe un adult, cu compasiune si bunatate
• Practica oferirea de feedback radical: aspectele care nu sunt discutate, din diferite motive, vor reveni pe viitor daca nu le abordezi

Sugestii legate de durata: in general in jur de ora (pentru sesiuni de mediere, nu pentru sesiuni de feedback regulate care nu ar trebui sa depaseasca 10-15 minute) sau max 1,5 ore daca a trecut destul de mult timp de la ultima sesiune.

Proces:

1. Roaga persoana sa iti ofere un feedback complet despre tine si sa faca feedforward luand in considerare sfaturile prezentate mai sus
2. Asculta atent ceea ce spune chiar daca esti sau nu esti de acord. Rolul tau este sa te asiguri ca acorzi toata atentia ta vorbitorului.

Confirma dar nu exagera. Incearca sa nu vorbesti in afara de momentele in care confirmi ceea ce se spune. Atentie si la limbajul corpului – daca limbajul corpului arata ca nu esti atent sau ca nu esti de acord, cealalata persoana va fi descurajata in a oferi un feedback onest. Fii atent / exerseaza / repeta pentru a te asigura ca expresiile / micro expresiile tale si limbajul corpului transmit faptul ca asculti!

3. Dupa incheierea discutiei ar trebui sa poti repeta (dar nu neaparat folosind exact cuvintele partenerului de discutie) esența fiecarui aspect pe care cealalta persoana ti l-a comunicat:

„ceea ce am auzit ca ai spus este…” sau

„ceea ce spui pare important. Ca sa ma asigur ca am inteles corect, as vrea sa repet ceea ce cred eu ca am auzit. Spune-mi te rog dacă am inteles bine sau nu?”

Sau, daca interlocutorul nu o face, poti prelua initiativa spunand:

„Vreau sa ma asigur ca am inteles corect, asa ca as vrea, daca este in regula si cu tine, ca dupa ce vorbesc sa te invit sa imi spui ceea ce ai auzit. Este ok?

Ascultare empatica: „Iti voi spune ceea ce am auzit ca simti si te rog sa imi spui daca este corect?

4. Imediat dupa, cealalta persoana ofera feedback spunandu-ti ce considera ca ai inteles corect (si daca au fost lucruri pe care le-ai omis sau le-ai interpretat gresit etc).
5. Repeta procesul pana ce cealalta persoana este sigura ca a fost inteleasa corect de catre tine. Fa acest lucru de cate ori este necesar, dar incearca sa fi eficient cu timpul!
6. Apoi schimba rolurile si refa acelasi exercitiu.
7. Dupa ce discutia s-a incheiat, nu mai continuati. Multumiti-va reciproc intr-un mod cat mai autentic si stabiliti o alta intalnire peste cateva zile dupa ce fiecare a reflectat la feedback-ul si feedforward-ul primit.

Eventual (doar daca contextul va permite) petreceti cateva minute (sugestia ar fi in jur de 5 minute) pentru a discuta despre experienta si cum v-a ajutat sa clarificati si sa intariti relatia.

8. Dupa sesiune planificati o alta intalnire de 5 minute peste 2 sau 3 zile pentru a discuta

„M-am gandit foarte mult la ce mi-ai spus si uite ce as vrea sa fac / cum as vrea sa ma schimb. Hai sa ne intalnim din nou intr-o luna si sa ne oferim feedback si feedforward.”

In urmatoarea luna concentreaza-te pe a schimba comportamentele si a face follow-up.

Repeta exercitiul in mod regulat sau atunci cand este nevoie.

Surse de inspiratie:

https://hbr.org/2014/01/how-netflix-reinvented-hr
What Got You Here Won’t Get You There, Marshall Goldsmith
Search Inside Yourself, Chade Meng Tan
Powerful: Building a Culture of Freedom and Responsibility, Patty McCord
Principles: Life and Work, Ray Dalio, etc.